Cómo confirmar asistencia a la boda por WhatsApp sin perder la cuenta

Para confirmar asistencia a la boda por WhatsApp sin perder la cuenta, mandad a cada invitado un mensaje corto con su propio enlace y una fecha límite que se entienda. Pedidle que conteste desde el enlace, no en el chat. Y cuando llegue el momento, recordádselo solo a quien no haya respondido.

Así cada respuesta se apunta sola con su nombre y nadie pasa mensajes a un Excel a la una de la mañana.

¿Por qué no basta con que respondan en el chat?

Porque en el chat la gente responde como habla. «Ahí estaremos» no dice cuántos sois. «Te digo algo la semana que viene» no vuelve nunca. Vuestra tía os manda un audio de dos minutos en el que la respuesta está al final, entre el tiempo que hace en el pueblo y lo guapa que va a ir. Y el primo que dice «sí, sí» en el grupo de la familia desaparece bajo cien fotos del bautizo de su sobrino.

Y luego alguien tiene que pasarlo todo a una lista. Con un formulario que ya lleva el nombre puesto, eso desaparece.

¿Cómo se organiza el envío, paso a paso?

1. Tened la lista hecha. Nombre, teléfono y cuántos acompañantes puede traer cada uno. Si todavía no la tenéis, empezad por la lista de invitados.
2. Poned la fecha límite contando hacia atrás desde el día en que el catering os pide el número definitivo. Dejad una semana de margen para los despistados, que los habrá.
3. Escribid un mensaje corto con el nombre de la persona y el enlace al final.
4. Enviad por tandas. Un día la familia, otro los amigos. Con ciento veinte mensajes en una noche, alguno se queda sin enviar.
5. Apuntad a quién se lo habéis mandado. Parece obvio hasta que dudáis si a vuestro tío se lo enviasteis o solo lo pensasteis.
6. Recordad solo a quien falta, unos días antes de que venza el plazo.

¿Qué mensaje enviamos?

Uno breve, con el nombre y el enlace al final. Los textos largos se leen en diagonal y el enlace se pierde. Podéis adaptar estos:

• «¡Hola, Marta! Nos casamos el 12 de junio y nos haría mucha ilusión que vinieras. Aquí tienes la invitación y puedes confirmar desde el mismo enlace: [enlace]»
• «Familia, ya tenemos fecha. Está todo aquí; decidnos si venís antes del 15 de mayo: [enlace]»

Y para el recordatorio, sin dramas: «¡Hola! Estamos cerrando números para la boda, ¿nos dices si vienes? Te dejo el enlace otra vez: [enlace]».

¿Qué preguntamos al confirmar?

Lo que vayáis a usar. Casi siempre: si viene, con cuántos acompañantes y si tiene alguna alergia. Según vuestra boda, también si coge el autobús, si necesita hotel, qué menú prefiere, si vienen niños o qué canción quiere oír en la fiesta. Cada pregunta que sobra es una excusa para dejar el formulario a medias y «ya lo termino luego».

¿Cómo sabemos quién falta por responder?

Separando dos cosas que solemos mezclar: si le habéis enviado la invitación y si ha contestado (pendiente, viene o no viene). Los que la recibieron y siguen pendientes son los únicos a los que hay que volver a escribir. Así no le recordáis nada a quien ni siquiera la tiene, que queda fatal.

¿Cómo funciona en vinklo?

Cada invitado tiene su enlace personal. Desde vuestra lista enviáis en serie: vinklo os abre WhatsApp con el mensaje ya escrito para cada persona, una detrás de otra, y podéis filtrar por etiqueta o por lado (si es invitado de uno, del otro o de los dos). El mensaje lo mandáis vosotros desde vuestro móvil y lo marcáis como enviado.

El invitado abre su enlace, ve la web y responde sin crearse ninguna cuenta. Si vuelve más tarde, ve lo que contestó y puede cambiarlo. Los recordatorios salen ya escritos solo para quien recibió la invitación y no ha respondido, y nadie recibe dos en menos de tres días. Los días que haya respuestas nuevas os llega un correo con el resumen. Podéis verlo en la boda de ejemplo o empezar en el creador.

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